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Procedimento 24: Sugestões para organização de arquivos digitalizados para Assinatura Digital.
Eventualmente será necessário inserir uma quantidade grande de arquivos no sistema PROJUDI, como, por exemplo, no cadastro de processos físicos no sistema. Nestes casos, recomenda-se uma organização prévia destes arquivos, dessa forma, o usuário tenderá a ganhar mais tempo na inserção e os arquivos estarão dispostos de uma forma mais otimizada.
1) Divida os arquivos digitalizados, um arquivo PDF para cada peça processual:
Realize a digitalização das peças processuais a serem inseridas no sistema. Dependendo do escâner utilizado e do processo realizado, as peças processuais ficarão contidas e digitalizadas em um único arquivo PDF ou em vários arquivos PDF.
a) Recomenda-se que cada peça processual constitua um único arquivo PDF. Por exemplo, recomenda-se que uma petição inicial constitua um documento PDF e uma procuração constitua outro documento PDF, ao invés de estarem juntos em um único arquivo PDF.
b) Caso não seja possível, no momento do escaneamento, que cada peça processual constitua um único arquivo PDF, sendo confeccionado, por exemplo, um único arquivo PDF contendo todas as peças processuais, neste caso, recomenda-se a divisão deste arquivo único, dividindo-o de tal modo que seja criado um arquivo PDF para cada peça processual.
Este processo de divisão de grandes arquivos PDF, em arquivos menores, pode ser realizado com a ajuda de softwares de manipulação de arquivos PDF, como, por exemplo, o software PDFSAM. Saiba mais sobre a instalação deste software clicando aqui e, também, saiba mais sobre o procedimento de divisão de grandes arquivos PDF, através do PDFSAM, clicando aqui.
2) Atente para a nomenclatura de cada peça processual:
Algumas sugestões de nomenclatura podem ser encontradas na tela INSERIR ARQUIVO, logo após selecionar um arquivo para ser inserido. Clique, no campo TIPO DO ARQUIVO, para visualizar algumas sugestões de nomenclatura adotadas pelo sistema PROJUDI ( esta nomenclatura varia conforme o perfil e a competência). Caso o arquivo seja nomeado com uma destas sugestões, no momento da inserção, o campo TIPO DO ARQUIVO será preenchido automaticamente.
03) Verifique o tamanho, em MB (espaço em disco), de cada arquivo:
Como regra geral, como nas juntadas, o PROJUDI aceita a inserção de arquivos com 2 MB de tamanho máximo. Em casos excepcionais, como no momento do cadastro de processos físicos, o PROJUDI aceita arquivos com 10 MB de tamanho máximo.
Verifique qual é o contexto de inserção e o tamanho máximo permitido para cada arquivo a ser inserido. Esta informação estará disponibilizada na tela INSERIR ARQUIVO, seja na movimentação de juntada, seja no cadastro de processo físico no sistema.
Caso um arquivo PDF, de determinada peça processual, tenha um tamanho superior ao permitido para a inserção, será necessário dividi-lo em partes que respeitem o tamanho máximo. Por exemplo, caso o limite de inserção no sistema seja 2MB e o arquivo PDF da “Petição Inicial X” tenha 6 MB, neste caso, o arquivo “Petição Inicial X” deverá ser dividido em partes, provavelmente, 3 partes de 2MB cada ou 6 partes de 1MB cada.
Este processo de divisão de grandes arquivos PDF, em arquivos menores, com até determinado tamanho (até 2MB ou até 10MB), pode ser realizado com a ajuda de softwares de manipulação de arquivos PDF, como, por exemplo, o software PDFSAM. Saiba mais sobre a instalação deste software clicando aqui e, também, saiba mais sobre o procedimento de divisão de grandes arquivos PDF em arquivos menores, com determinado tamanho( até 2MB ou até 10MB), clicando aqui.
04) Após dividir e nomear cada arquivo, numere os arquivos conforme a ordem lógica e cronológica:
Após dividir e nomear cada arquivo PDF, conforme os passos anteriores, recomenda-se, como boa prática, que os arquivos sejam numerados de acordo com a sua ordem lógica e cronológica.
Apesar de existir a previsão normativa quanto à inserção, conforme a ordem lógica e cronológica, não há previsão normativa quanto à numeração de cada arquivo. A prática de numerar cada arquivo visa apenas otimizar a inserção de vários arquivos no PROJUDI. Essa numeração será útil no momento em que serão selecionados os arquivos para inserção, na tela INSERIR ARQUIVO. Nesta tela, ao clicar no botão SELECIONAR ARQUIVO, no campo SELECIONAR ARQUIVOS, será aberta a tela para a seleção dos arquivos.
Verifique na imagem abaixo como ficariam disponibilizados arquivos não numerados e arquivos numerados. Visualize como a numeração prévia facilita a inserção, segundo a ordem lógica e cronológica.
Recomenda-se que, para até 100 arquivos, a numeração inicie com 01,02,03 (seja colocado um zero). Caso sejam mais de 100 arquivos, recomenda-se que a numeração inicie com 001,002,003 (seja colocado dois zeros).
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