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Procedimento: Agendar reuniões através do Calendário
Será utilizado como exemplo uma audiência, mas os conceitos são os mesmos para o caso de reuniões e videconferências, idênticos.
IMPORTANTE: Quando você agenda uma reunião pelo Calendário, o usuário externo terá acesso ao Chat. Já quando você faz um agendamento pelo Canal, o usuário externo não tem acesso ao Chat.
OBSERVAÇÃO: O link gerado pelo Teams pode ser reutilizado, segundo a Microsoft, até 60 dias consecutivos, ou seja, ELE FICA FIXO por esse período. Outra informação é que ele se renova por igual período sempre que for acessado novamente. Também existe uma forma de se agendar pelo calendário de forma recorrente, usando o botão repetir, que será abordada em outro artigo. Então, para aquelas pessoas que gostam de utilizar o link fixo para marcar reuniões/audiências, essa é uma alternativa viável. Com certeza, não é mais SEGURA, do ponto de vista que esse link vai se tornando cada vez mais "público" com o tempo. Fica a critério do usuário decidir qual forma utilizar.
Se você preferir, pode ir direto para o vídeo explicativo, clicando aqui ---> Conteúdo em vídeo
Abaixo temos a interface do calendário do Teams, um dos botões disponíveis na barra lateral esquerda. Veja que, neste exemplo, já há vários eventos agendados.
Para criar uma nova audiência, escolher uma data no calendário (neste exemplo, o dia 12) e clicar em qualquer linha desta data, será aberto uma janela para preenchimento dos dados.
Visão geral da tela:
Você irá preencher os dados conforme a necessidade/padrão.
Adicionar Título: colocar um título para a audiência, com os dados resumidos.
Escolher as pessoas que vão participar da audiência. Conforme você for digitando os nomes já vão aparecendo, basta selecionar.
Podemos adicionar pessoas externas ao TJPR, colocando o e-mail da pessoa e clicando em convidar:
Determinar a duração da audiência, com horário definido ou com a opção para o dia todo e se ela vai se repetir.
Você pode adicionar também um canal específico (opcional). Se for adicionado um canal, todas as pessoas que fazem parte desse canal, poderão acessar a audiência.
Clicando em Adicionar canal, já aparecem os canais disponíveis para escolha.
Preencher os dados complementares da audiência e clicar no botão Enviar.
Feito isso, a audiência já está marcada e agendada:
Agora vamos gerar o link para acesso. Você pode precisar desse recurso, se já quiser enviar o link da audiência para alguém, como pelo whatsapp, por exemplo.
No calendário, clicar na audiência e no botão Editar.
A tela da audiência agendada irá abrir novamente e veja que o Teams já criou um “Clique aqui para ingressar na reunião”.
Além disso já aparecem os participantes no canto superior direito.
Para copiar o link, basta clicar com o botão direito onde está escrito “Clique aqui para ingressar na reunião” e utilizar a opção “Copiar Link”.
Depois insira o link, usando o botão direito novamente, opção “Colar”.
Assim ficará a tela, já com o link:
Esse é o link que poderá repassado para advogado, parte, promotor e outras pessoas que participarão da audiência. Assim como no caso de reuniões e videoconferências.
Para as pessoas que foram inseridas no campo de participantes, o Teams envia um e-mail avisando sobre a reunião.
Lembrando que há como modificar as opções da audiência/reunião. Isso também pode ser feito dentro do próprio ambiente já da audiência/reunião, mesmo com ela em andamento.
Mudamos essas configurações em “Opções da reunião”, como descreve o artigo abaixo:
https://www.tjpr.jus.br/web/departamento-de-tecnologia-da-informacao-e-comunicacao/conhecimento/-/atendimentousuarios/artigo/28934
Vídeo no Youtube:
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